No nos pongamos de superacadémicos hablando sobre la comunicación interna diciendo que es la interacción humana entre los miembros de una organización, que ha de ser fluida, motivante, estimulante y eficaz, que debe obedecer a una cultura y a una identidad, no! Los que saben de comunicación no tendrían de interés en leerlo, por eso la propuesta es entonces hablar de cómo gestionarla con sentido. Ningún programa de comunicación externa puede prospectar de manera permanente a menos que comience por convencer a los que comparten el mismo techo, las siguientes son algunas de las estrategias que podrían ayudar a mejorar la comunicación interna en empresas que hayan tenido alguna alarma en la medición de clima, cultura y comunicación: Gestione los canales de comunicación de su empresa. Las carteleras son un medio informativo, complementario a otros medios, sin embargo, no debe ser el único medio disponible para la difusión de información. Su uso se presta para la realización o complemento de campañas. Las ventajas que presenta este medio son la fácil distribución de la información, amplia cobertura, oportunidad, sencillez y flexibilidad, ya que permite difundir variedad de información sobre la que se tiene total control de la información publicada. Intranet. Muchas organizaciones crean un portal central en la red corporativa donde se concentran una gran variedad de recursos de la compañía para ser accedidos desde navegadores web estándar. Estos recursos sobre la Intranet pueden ofrecer diferentes funcionalidades como: formularios más usados por la empresa; manuales de referencia de procedimientos, productos o servicios; programas para la gestión de las relaciones con los clientes; calendarios o agendas; noticias de la empresa; bases de datos de contactos; foros de discusión; programas para la gestión de conocimiento; salas de Chat y otras aplicaciones. Todos estos recursos hacen de la Intranet corporativa una herramienta y una plataforma de comunicaciones de gran relevancia. Algunas de sus ventajas son la seguridad y centralización en el manejo de información, acceso a la información de acuerdo a niveles o permisos establecidos, información actualizada y oportuna de las áreas, permite la moderación de los contenidos y su administración y es un medio interactivo que permite una respuesta del usuario, esta variable le da el carácter de participación. Un newsletter es un boletín electrónico o impreso, distribuido de forma periódica. El newsletter es publicado por distintos tipos de organizaciones para proporcionar información de interés a sus miembros o empleados. Busca mantener informados a los empleados de la Compañía sobre noticias pertinentes de la empresa y del sector del económico al que pertenece la empresa, además de dar lineamientos corporativos. ¿Ventajas? Muchas, brinda información de interés específico ya que es un medio de información ágil y oportuno por distribuirse principalmente a través de correo electrónico. Es una herramienta de fácil acceso para obtener información y tiene un costo bajo en producción. Los medios audiovisuales tienen ventajas sobre los otros medios de comunicación relacionadas con el impacto del mensaje. Con frecuencia los medios audiovisuales en las organizaciones suelen estar mal utilizados y se convierten en vehículos “propagandísticos” y no en espacios donde los colaboradores puedan reconocerse y, por esta vía, generar sentido de apropiación. Son medios de comunicación con periodicidad específica y secciones predeterminadas. Es complementario de otros medios y sus contenidos deben adecuarse a las necesidades específicas de información, especialmente aquellas relacionadas con los mensajes que deben llegar a todos los colaboradores. Las ventajas de los medios audiovisuales son su amplia difusión. Llega a todos los colaboradores en el mismo momento, es de alto impacto y genera expectativa de participación y permite que dicha participación se cumpla y también propende por una retroalimentación, aunque no directa.
Se ha puesto a pensar en el impacto que tiene gestionar otros canales de comunicación de uso común como lo son el teléfono y el correo electrónico?
El correo electrónico corporativo es un medio de comunicación de doble vía, creado para el intercambio de información entre la comunidad de la misma y sus diferentes audiencias a través de un medio digital. Es una herramienta de difusión y retroalimentación de información. El uso de este medio de comunicación supera el acto mecánico de enviar y recibir mensajes. Más que una ‘moda’ tecnológica, el e-mail se ha convertido en una herramienta de primera necesidad que supera el ámbito de lo personal y se relaciona directamente con el laboral. Incluso el teléfono como medio de uso diario y debe ser utilizado para optimizar la labor diaria. A través de su uso se pueden realizar acuerdos, aclarar informaciones, confirmar temas, entre otras tareas que comúnmente se pueden realizar evitando la inversión de tiempo en reuniones.